Znajdź optymalny sposób zarządzania dokumentami w biurze
Dzięki właściwym analizom popraw sytuację w swoim środowisku.
Zaoszczędź koszty i popraw przepływ prac w środowisku druku dzięki odpowiednio zaprojektowanemu audytowi Océ Office Assessment. Posługuje się on zaawansowanym oprogramowaniem do zbierania danych w celu udokumentowania nawyków w Twoim środowisku druku i oszacowania wynikające stąd kosztów. Kwestionariusze i wywiady przeprowadzane w celu pokazania przepływu dokumentów, nawyków użytkowników końcowych i innych potrzeb, związanych z produkcją dokumentów. Dzięki temu otrzymujesz niezależną rekomendację usprawnienia pracy w Twoim środowisku druku.
Zapewniony udział wszystkich uczestników
Océ angażuje użytkowników końcowych, zarząd, managerów reprocentrum, pracowników, managerów IT i inne osoby zwiazane z procesem oceny. Analizujemy potrzeby Państwa, obawy i co najważniejsze, codzienne frustracje użytkowników i przygotowujemy odpowiedzi w postaci rekomendowanych rozwiązań. Rezultaty? Solidne podstawy dla zatwierdzenia zakupu na każdym szczeblu organizacji.
Wybierz niezależne od sprzedawcy rozwiazanie oparte na realnych danych
Raport Océ Assessment przedstawia wyzwania dla Twojego środowiska druku. Zawiera wnioski dla menedżerów, analizę kosztów, tematykę IT, tematykę uzytkowników końcowych, rekomendacje i niezależną od sprzedawcy propozycję rozwiązania.
Zmień sposób przepływu swoich prac w środowisku druku zgodnie z wytyczoną agendą
Océ Office Assessment dostarcza szczegółowy plan mający na celu usprawnienie druku w Twojej firmie. Zawiera harmonogram i plan działań jako kontynuację tego procesu. Po wprowadzeniu zaleceń można oczekiwać:
• Redukcji kosztów
• Stymululacji procesów biznesowych.
• Podniesienia wydajności pracy pracowników
• Odkrycia nowych możliwości w swoim biznesie
Océ Office assessment process
Océ Office Assessment to ustrukturyzowany procese składający się z 5 faz: przygotowania, zbierania informacji, analizy informacji, prezentacji i zakończenia. Przeprowadzenie Océ Office Assessment przeciętnie zabiera 3 - 5 miesięcy.
Poszczególne fazy
Faza 1: Przygotowanie
Wyznaczenie managera projektu i jego grupy
Dostarczenie narzędzi do testów i ich akceptacja
Otrzymanie i zaakceptowanie internetowego kwestionariusza do badania użytkowników końcowych
Zdobycie poparcia od odpowiednich managerów i poinformowanie użytkowników końcowych o projekcie
Faza 2: Zbieranie danych
Zbieranie informacji o kosztach i aktualnej sytuacji w pracy z dokumentami
Monitorowanie aktywności środowiska druku dokumentów tak urzadzeń w sieci jak i poza nią
Zebranie danych z internetowego kwestionariusza i wywiadów
Faza 3: Analiza danych
Faza 4: Prezentacja
Faza 5: Zakończenie
- Odłączenie zainstalowanego oprogramowania
- Usunięcie linku do do badania internetowego oraz danych z badań
- Zebranie i przekazanie wszystkich informacji klientowi
Océ Office assessment
Océ stosuje w audycie zarówno metody ilościowe, jak i jakościowe w celu zbadania potrzeb i zachowań klienta w zakresie druku. Używanie obu metod pozwala Océ nakreślić rozwiązania będące 
złotym środkiem dla określenia potrzeb funkcjonalnych i tych dotyczących urządzeń w firmie.
Przegląd stosowanych metod.
Ocena ilościowa
Ocena ilościowa daje informacje na temat ilości urządzeń. Wykorzystuje wyrafinowane ale nieintruzywne oprogramowanie, które determinuje:
• Liczbę używanych drukarek i ilość wydruków w firmie
• Liczbę użytkowników
• Koszty wydruku
Ta ilościowa analiza oparta jest na kosztach firmy i aktualnej produkcji dokumentów
Ocena jakościowa
Ocena jakościowa obejmuje fakty nie zwiazane bezpośrednio z urządzeniami: jakie dokumenty są produkowane (kolorowe, z wykończeniem, itp) i dlaczego tak; jak oceniane są usługi reprocentrum oraz przygotwanie jakich prac jest kluczowe dla tego biznesu. Prowadzone przez Océ badania użytkowników dostarczają takich informacji. Dodatkowo, prowadzenie takich badań jest początkowa akceptacją nowych procedur druku przez użytkowników.
Uzupełnieniem kwestionariuszy jest wybiórcze przeprowadzenie wywiadów przez Océ z wybranymi pracownikami z różnych działów firmy. Takie wywiady dają pogłębiony obraz sytuacji w środowisku druku.
RWE (CIO Office):
“Jesteście czwartą firmą prezentującą swoje rozwiązanie audytu druku dla RWE. Wasze podejście jest odmienne. Inni dostawcy podkreślali znaczenie ograniczania kosztów poprzez zastępowanie drukarek urządzeniami wielofunkcyjnymi. Wy kładziecie nacisk tam, gdzie uważamy za właściwe - użytkownik i jego dokumenty.”
Alte Leipziger Versicherungen (Corporate IT):
“Wasza historia jest zupełnie odmienna od historii konkurentów. Oni w mniejszym lub większym zakresie prezentowali swoje narzędzia śledzenia wydruków. Wy przedstawiacie metodologię określenia naszej obecnej sytuacji - ilościową i jakościową - oraz sposoby efektywnego wdrożenia nowej strategii zarządzania drukiem biurowym. To jest czysta wartość dodana!”
PCM Uitgevers (Corporate IT):
“Océ przekonało nas swoim profesjonalnym podejściem, klarownym i dobrze przemyślanym opisem procesu audytu oraz odmiennym postrzeganiem tego zagadnienia - skupiającym się na akceptacji użytkownika końcowego.”
