Lepszy dostęp do dokumentów i wiedzy
Konwersja papierowych dokumentów na bezpieczne cyfrowe pliki
Skanowanie dokumentów do bezpiecznych plików cyfrowych oferuje wiele korzyści w efektywnym obiegu dokumentacji. Dostęp do informacji jest szybki i wygodny, niezależnie od tego, gdzie znajdują się użytkownicy. Przychodząca poczta może być natychmiast dystrybuowana, tak jak pliki cyfrowe. Dane z formularzy można pobierać automatycznie, eliminując ich ręczne wprowadzanie. Cyfrowe archiwum daje pewność, że dokumenty są bezpiecznie przechowywane. Océ Business Services może zaprojektować i wdrożyć najbardziej efektywne rozwiązanie.
Szybszy i łatwiejszy dostęp do istotnych informacji oraz wiedzy
Skanowanie dokumentów zamienia je na pliki cyfrowe, które są natychmiast dostępne online dla końcowego odbiorcy, niezależnie od tego gdzie się znajduje. Przyczynia się to do znacznego rozpowszechniania wiedzy i informacji nawet w dużej organizacji. Dokumenty zapisywane w formatach własnych powszechnie stosowanych aplikacji lub w standardowym formacie, takim jak na przykład PDF, a szczegółowe rozwiązanie zależy tu wyłącznie od potrzeb Twojej organizacji i użytkowników.
Oparta o strukturę archiwizacja dla bezpiecznego przechowywania dokumentów
W przeciwieństwie do tradycyjnych papierowych dokumentów, cyfrowe archiwum oferuje szybki dostęp do dokumentów: na przykład poprzez zintegrowaną funkcję wyszukiwania. Uzyskana dzięki temu możliwość szybkiego udostępniania i pobierania informacji staje się poważnym czynnikiem usprawniającym procesy biznesowe. Cyfrowe archiwum maksymalizuje również kwestie bezpieczeństwa: jakość dokumentów nie ulegnie z czasem pogorszeniu, a możliwość powielania eliminuje ryzyko utraty oryginału.
Skanowanie przychodzącej poczty i dystrybucja jej w cyfrowej formie
Poza tym, że ułatwiają dostęp użytkownikom, zeskanowane dokumenty mogą być przekazane do tych użytkowników, którzy ich aktualnie potrzebują. Przychodząca poczta stanowi tu dobry przykład. Zamiast czasochłonnej fizycznej dystrybucji, korespondencja może być przekazana natychmiast w cyfrowej formie do użytkowników danej organizacji niezależnie od ich fizycznego miejsca pracy. Można to ponadto połączyć z archiwizowaniem, co zapewnia póeniejszą dostępność dokumentu, ilekroć będzie on potrzebny.
Automatyczne pobieranie danych z dokumentów o określonej strukturze
Zalety skanowania nie ograniczają się jedynie do dokumentów o swobodnym układzie takich jak listy, raporty, artykuły, itp. Informacje można pobierać również z formularzy i innych dokumentów o stałej strukturze, a także importować tak pobrane dane do aplikacji oraz systemów ERP/CRM. Zwiększa to efektywność, oszczędza czas zużywany na przetwarzanie informacji i eliminuje potrzebęczasochłonnego ręcznego wprowadzania danych.
