Prostszy dostęp do informacji i jej ponowne wykorzystanie
Zintegrowany dostęp do analogowych i cyfrowych dokumentów
Twój personel nie może efektywnie pracować, jeżli ma trudności w odnajdowaniu potrzebnych informacji i dokumentów. Ma to miejsce w przypadku mieszanych, pozbawionych struktury archiwów oraz papierowych dokumentów o dużej objętości. Nasze usługi archiwizacji i zarządzania informacjami obejmują zaprojektowanie i wdrożenie cyfrowego archiwum, które natychmiast udostępnia informacje autoryzowanym użytkownikom - i to niezależnie od miejsca ich pracy oraz rodzaju dokumentu.
Wprowadzić porządek do "chaosu" dokumentów
Tam, gdzie użytkownicy pracują z pozbawionymi przemyślanej struktury oraz z niespójnymi systemami archiwizacyjnymi, zawierającymi zazwyczaj zarówno dokumenty w formie analogowej, jak i cyfrowej, traci się wiele czasu oraz spada efektywność ze względu na trudności w odnajdywaniu i wyszukiwaniu żądanych pozycji. W ramach naszych usług archiwizacji i zarządzania informacjami, możemy również zaprojektować i wdrożyć rozwiązanie w postaci cyfrowego archiwum, które sprawi, że informacje będą natychmiast dostępne dla autoryzowanych użytkowników, niezależnie od tego gdzie się fizycznie znajdują.
Dzięki archiwum z odpowiednią strukturą informacja staje się prawdziwym atutem
Przechowywanie informacji w sklasyfikowanym cyfrowym archiwum, zwiększa prędkość i wygodę dostępu do żądanych danych. Poprzez konsolidację archiwów, które wcześniej były prowadzone indywidualnie, informacje, które były w posiadaniu określonych działów lub placówek mogą stać się dostępne dla użytkowników w całym przedsiębiorstwie. Przekształca to informację w rodzaj aktywów, jakie mogą być udostępniane i ponownie wykorzystywane. Specjalne wyszukiwarki pozwalają użytkownikom szybko i bez trudu odnaleeć określone pozycje.
Wspieranie pracowników na wszystkich poziomach i we wszystkich działach
Zarchiwizowana informacja służy personelowi różnego szczebla pełniącego rozmaite funkcje we wszystkich departamentach. Pracownicy biurowi korzystają z archiwum w postaci płyt CD lub z katalogów zdigitalizowanych plików. Działy sprzedaży archiwizują umowy oraz oferty. Departament prawny tworzy dossier kazusów prawnych. Dział kadr może wygodnie przechowywać informacje o personelu firmy. Pracownicy zatrudnieni przy produkcji mogą przechowywać rysunki i dane produkcyjne, które znajdują się na wyciągnięcie ręki, zawsze ilekroć są potrzebne.
Szkolenie pracowników w tworzeniu i wykorzystywaniu cyfrowych archiwów
Dział Océ Business Services może przeszkolić Twój personel w katalogowaniu dokumentów zarówno formie oryginalnej, jak i zdigitalizowanej oraz w importowaniu ich do oferujących łatwy dostęp archiwów. Zastępuje to duże ilości papierowych dokumentów zalegających w szufladach i zapełniających szafy, co całkowicie eliminuje straty czasu związane z wyszukiwaniem określonych pozycji. Ludzie pracują bardziej wydajnie i produktywnie, gdyż mają natychmiastowy dostęp do dokumentów i informacji, które są im potrzebne.
